Originál PDF, eFakturuj PDF a XML. Všetko v jednom e-maile.

Faktúra už vznikla vo vašom systéme. Má vlastnú grafiku, rozpis položiek, poznámky alebo ďalšie strany. Keď ju nahráte do eFakturuj a pošlete zákazníkovi e-mailom, chcete mu odovzdať aj tento pôvodný dokument.

Pri faktúre importovanej z PDF sa k e-mailu priloží celý uložený originál. Spolu s ním dostane zákazník aj PDF vytvorené v eFakturuj a XML pre Peppol. V jednom e-maile má dokument na prečítanie aj údaje na ďalšie spracovanie.

Tri prílohy. Každá má svoj účel.

1. Pôvodné nahrané PDF. Celý zdrojový súbor vrátane všetkých jeho strán. Zachová sa vzhľad aj obsah, ktorý ste nahrali.
2. PDF z eFakturuj. Prehľadný výstup zostavený z údajov faktúry v eFakturuj.
3. XML pre Peppol. Štruktúrovaná podoba faktúry, s ktorou môže pracovať kompatibilný systém.

Originál sa prikladá vtedy, keď je pri faktúre uložený pôvodný PDF dokument. Pred odoslaním si otvoríte náhľad e-mailu a vidíte aj zoznam príloh.

Priloženie XML do e-mailu a odoslanie faktúry cez sieť Peppol sú samostatné kroky. Zákazník má XML v prílohe aj pri e-mailovom doručení; stav doručenia cez Peppol sledujete osobitne.

Z PDF na údaje, ktoré vidíte a skontrolujete

eFakturuj pri PDF s čitateľnou textovou vrstvou navrhne priradenia rozpoznaných údajov. Číslo faktúry, dátumy, dodávateľa, odberateľa či údaje položiek potom skontrolujete priamo pri dokumente.

Vo vizuálnom mapovaní označíte text na stránke a priradíte ho k správnemu poľu. Pri položkách môžete pracovať so stĺpcami tabuľky. Dokument zostáva pred vami, takže viete porovnať zdroj s tým, čo sa má importovať.

Rozpoznané polia sú návrh na kontrolu. Naskenovaný obrázok bez textovej vrstvy potrebuje najprv OCR; tento krok vizuálne mapovanie PDF nenahrádza.

XML mapovanie bez ručného prepisovania každej faktúry

Pri XML vidíte zdrojové údaje a ich priradenie k poliam faktúry. Automatické návrhy pomôžu začať. Chýbajúce priradenia alebo odlišné hodnoty, napríklad spôsob úhrady, môžete doplniť a otestovať.

Overené mapovanie si uložíte na ďalšie súbory rovnakej štruktúry. Pri pravidelnom alebo hromadnom importe tak nadväzujete na už skontrolovaný vzor. Postup rozoberáme aj v článku o hromadnom importe a synchronizácii faktúr.

Doklad môžete vytvoriť aj ručne alebo faktúry nahrať hromadne z CSV v podporovanom formáte. PDF a XML mapovanie dopĺňa tieto možnosti podľa toho, aké podklady už používate.

Schvaľovanie pre vydané aj prijaté doklady

Správne načítanie údajov je prvý krok. Ďalším je rozhodnutie, či môže doklad pokračovať. eFakturuj umožňuje nastaviť schvaľovanie samostatne pre vydané a prijaté doklady.

• Vydané doklady: pred nadväzujúcim odoslaním môže oprávnený používateľ skontrolovať zákazníka, položky a sumy.
• Prijaté doklady: nové faktúry prijaté cez Peppol čakajú na schválenie, ak pre firmu nie je zapnuté automatické schvaľovanie. Čakajúci alebo zamietnutý doklad sa do účtovného exportu neuvoľní.

Po schválení môže prijatý doklad pokračovať do účtovníctva podľa nastaveného prepojenia a synchronizácie. Samotné schválenie ešte nepotvrdzuje odoslanie, doručenie ani úhradu.

Ako si to vyskúšať

1. Napíšte nám na info@efakturuj.sk. Testovací prístup vám poskytneme e-mailom.
2. Otvorte import, skontrolujte navrhnuté polia a otestujte mapovanie na vzore.
3. Pri importovanej faktúre otvorte náhľad odoslania e-mailom. Overte pôvodné PDF, PDF z eFakturuj a XML pre Peppol.

Pri skúšaní stačí náhľad. Ak chcete otestovať aj doručenie, zadajte vlastnú e-mailovú adresu a použite iba fiktívny doklad.

Vyskúšajte celý postup na jednej faktúre

Od nahratia a mapovania až po e-mail, v ktorom zákazník nájde aj celý pôvodný dokument.

Vyžiadať testovací prístup e-mailom

Používate iný formát alebo potrebujete ďalší krok v schvaľovaní? Napíšte nám na info@efakturuj.sk. Vaše konkrétne postupy nám pomáhajú vyberať ďalšie rozšírenia.

Dostupnosť funkcií v ostrej prevádzke závisí od plánu a nastavenia firmy. Rozsah programu Free nájdete v aktuálnom cenníku.